ホーム > ITを活用してコスト削減、売上増を目指す！ > 第5弾 グループウェアを活用すると社内の実態がよくわかる！

第5弾 グループウェアを活用すると社内の実態がよくわかる！

今では多くの会社がグループウェアを利用しています。そもそもグループウェアとは、コンピュータを使って社内の情報を共有することで業務の効率化を図り、グループや組織の共同作業を支援するソフトです。主にスケジュール管理機能や会議室など設備管理機能などがあり、汎用的な業務のほとんどに利用することができます。今回はそのグループウェアを使うことでどういった効果をもたらすのかを説明いたします。

1.みんなの予定がすぐわかる！

上記の説明にもありますが、グループウェア最大のメリットとして情報が共有できるということがあります。外出中の他の人のスケジュールを確認したい場合でもすぐに確認することができ、さらに他の人が空いている時間にスケジュールを入れることもできます。

2.どこからでも確認できる！

外出先で他の人のスケジュールを確認したい場合でも、インターネットを利用してWeb にデータを入れていくタイプのグループウェアなら、インターネットにアクセス可能なパソコンか、携帯電話から確認することができます。ですから、外出中会社に電話があった内容などもグループウェアの伝言板などに入れてもらうようにしておけば、いちいち電話で確認する必要もありません。

3.承認作業がスピーディーに！

出張申請や休暇申請などを紙で上司に提出している会社では、上司不在の場合などすぐに申請してもらえなかったり、いちいち申請書を作成する手間がかかったりします。グループウェアにはそういった申請機能が付いているものもあり、上司がパソコンで確認することで、すぐに内容を確認し、申請することができるほか、過去に作成した申請書類を再利用することができるものもあり、作成者の負担を削減することも可能です。

4.ソフトによっては案件毎の管理も可能！

スケジュール管理の1 つ先に進んだもので、日々の日報をグループウェアに登録することで案件毎の進捗度や、お客様との接触履歴などを管理できるソフトもあります。うまく運用することで、部下の業務状況や、他の人の営業状況などをリアルタイムに把握することができます。

5.ソフトは意外と安価で多機能！

最近では、１ライセンスあたり500 円から利用できるものもありますし、上記で説明した機能のほかにも、メール共有機能やアクションリスト機能、プロジェクト管理機能など多種多様な機能が付いています。

お問い合わせ

※ Microsoftは、米国 Microsoft Corporationの米国及びその他の国における登録商標または商標です。
※ その他、記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。