第4弾書類の電子化を効果的に行うには！！

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書類の電子化という言葉は近年よく耳にすると思います。今まで紙で保管していた書類を電子化することによるメリットは様々です。今回はどういったメリットがあるのか、また、うまく運用するのに必要なことをご説明いたします。

≪メリット≫

1.	保管場所が不要！今まで棚や倉庫に膨大な量を保管されていた書類が、すべて電子化されればそれだけスペースが空くことになります。その空いたスペースを有効に活用する、もしくは現在の賃貸内容を見直すことでコストに反映することができます。
2.	探すのが簡単に！いくら背表紙に題が書いてある、各ページにインデックスが貼ってあるとしても、棚に並んでいる大量の書類から特定の書類だけを探し出すことは容易ではありません。電子化する際、ドキュメント管理ソフトを活用すれば検索機能で簡単に必要な書類を探し出すことができます。（詳しい説明は後半で）
3.	消耗品を減らせる！書類が紙である以上、用紙や綴りなどの消耗品が毎月一定量必要となります。少なくとも社内だけで管理する書類を紙ではなくデータで保管し、閲覧する場合もデータを閲覧するようにすればこの毎月の消耗品に対するコストを圧縮することが可能です。
4.	外出先でも便利になる！客先などで必要な資料を忘れてしまいFAXしてもらった、という経験がある方もおられるでしょう。重要な資料などの場合、FAXでは文字がにじんでしまったり、見にくかったりで、あまりいい方法とはいえません。さらに、ノートパソコンにデータを入れて持ち歩くようにすれば、大量に資料がいる場合でもパソコン分の重量で手軽に持ち運べます。

≪活用するのに必要なこと≫

1.	社内のルール作りが必要！電子化するといっても、がむしゃらにスキャンしていけばいいというものではありません。現行の書類同様、データを整理し入れていくフォルダのルール作りが必要です。きちんとしたルールができていればその後の運用がとてもわかりやすくなります。

初期コストが必要！
紙媒体のものを電子化するためにはスキャナーが必要になりますし、取り込んだ書類を保存するにもある程度容量の大きいファイルサーバーが必要になります。また、古くからのすべての資料を電子化するのはかなりの労力が必要です。最近ではそういった作業を安価で代行してくれる業者もありますし、ネットワーク用のハードディスク（NAS）というものを安価で売っていますが、ある程度の初期費用が必要なことは考えておくべきです。
また、メリットの2番で少し触れましたが、ドキュメント管理ソフトがあれば、

セキュリティが必要！
すべての書類が電子化されても消えてしまったり、データを盗まれてしまっては元も子もありません。無停電装置を付けて停電に備えたり、セキュリティソフトを入れてウイルス感染や不正アクセスに備える必要があります。また、パソコンを持ち出す際には盗難などによって個人情報が流出しないようにパスワードを設定する、指紋認証機能のあるパソコンに換える、などの細心の注意が必要です。

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